A partire dal 1° gennaio 2019 tutti i titolari di partita IVA, salvo alcune eccezioni, sono obbligati ad emettere le fatture di vendita in formato elettronico ed a recapitarle ai loro clienti attraverso il c.d. “Sistema di Interscambio” (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. La novità riguarda anche i professionisti.
Dovranno essere emesse in formato elettronico tutte le fatture di vendita, sia quelle nei confronti di soggetti titolari di partita IVA (B2B), che quelle nei confronti di consumatori finali (B2C).
Conseguentemente, dal 1° gennaio 2019 saranno in formato elettronico anche le fatture emesse dai fornitori, salvo il caso che questi siano titolari di partita IVA in regime dei minimi e in regime forfettario, oppure piccoli produttori agricoli (queste categorie potranno continuare ad emettere fatture cartacee).
Che cos’è la fattura elettronica e in quali termini deve essere emessa?
La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permetterà di abbandonare il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa, spedizione e conservazione. Deve essere vista come un passo in avanti ed i vantaggi saranno sicuramente molti, anche se all’inizio, come sempre, i problemi e le perdite di tempo non mancheranno.
Le fatture dovranno essere emesse in formato digitale XML (eXtensible Markup Language), un linguaggio informatico che consente di agevolare il controllo delle informazioni in esse contenute.
I dati da indicare nelle fatture elettroniche sono gli stessi che vengono a tutt’oggi indicati nelle fatture cartacee. In più ci sarà solo l’onere di indicare il “codice destinatario” o l’indirizzo di “posta elettronica certificata” del cliente (pertanto, è necessario iniziare a procurarsi tali informazioni). Volendo, ma non è obbligatorio, può essere aggiunto anche l’indirizzo di posta elettronica certificata dell’emittente.
Le fatture elettroniche dovranno essere emesse (cioè, trasmesse tramite il Sistema di Interscambio) entro 10 giorni dall’effettuazione dell’operazione, come determinata ai sensi dell’art. 6 del DPR 633/72. Tuttavia, allo stato attuale la questione è ancora dibattuta; pertanto, lo Studio fornirà in seguito ulteriori chiarimenti.
Che cos’è il Sistema di Interscambio?
Il Sistema di Interscambio è una sorta di “postino curioso” che, oltre a consegnare la fattura al destinatario, sottoporrà a preventiva verifica tutti i dati indicati nella stessa e la correttezza dell’indirizzo telematico del destinatario (codice univoco o indirizzo PEC). In pratica, una volta superata la validazione da parte del SdI saremo sicuri che le nostre fatture non presenteranno errori formali.
Soltanto dopo aver superato questa prima verifica il SdI recapiterà la fattura al destinatario e, quindi, la stessa potrà essere considerata effettivamente emessa. In caso di “scarto” della fattura da parte del SdI sarà necessario correggere gli errori segnalati e rinviare la fattura entro 5 giorni. Attenzione: le fatture scartate dallo SdI sono considerate come non emesse. Conseguentemente, è necessario monitorare periodicamente l’esito degli invii effettuati.
Come già detto, per consentire al SdI di recapitare correttamente le fatture elettroniche è necessario indicare nelle stesse il “codice destinatario” o l’indirizzo di “posta elettronica certificata” del cliente. Se quest’ultimo non ci fornisce né l’uno, né l’altra, la fattura elettronica potrà comunque essere emessa indicando, oltre ai consueti dati anagrafici del cliente, il codice 0000000 (cioè, 7 volte zero) nello specifico campo del codice destinatario.
Per consentire al SdI di recapitarci le fatture emesse dai fornitori, dovremo indicare a questi il nostro “codice destinatario”. Per tutti i clienti dello Studio il codice destinatario è il seguente:
USAL8PV
Questo codice verrà abbinato alla partita IVA di tutti i clienti dello Studio. Dopo tale abbinamento, lo Studio Vi invierà anche il Vostro “QR Code” personale, che conterrà tutti i dati necessari per consentire ai fornitori di emettere le fatture senza commettere errori nell’anagrafica.
E’ opportuno che il suddetto codice destinatario e, successivamente, anche il QR Code, siano riportati sulla Vostra carta intestata, nell’eventuale sito internet aziendale e che, in ogni caso, siano portati a conoscenza dei fornitori.
Come si emettono/inviano le fatture elettroniche e come si ricevono quelle dei fornitori?
In commercio esistono molti software che consentono di emettere ed inviare le fatture elettroniche e la stessa Agenzia delle Entrate ne ha messo a disposizione uno.
Tuttavia, nutrendo scarsa fiducia nei potenti mezzi dell’Agenzia delle Entrate, al fine di supportare adeguatamente i clienti dello Studio, dal 1° gennaio gli stessi avranno a disposizione il software “FattureWeb” di Sistemi. Si tratta di un’applicazione web molto semplice, che consente di emettere le fatture elettroniche, di stamparle in formato .pdf, di tenere memoria dell’anagrafica dei clienti, di gestire lo scadenziario delle fatture emesse e di avere altri servizi di supporto. Per i professionisti consente anche di emettere i “preavvisi o progetti di notula”. Le credenziali necessarie per accedere a FattureWeb Vi verranno inviate in seguito.
La trasmissione delle fatture emesse (vendite) e la ricezione di quelle ricevute (acquisti) avverrà invece attraverso il portale “Sportello Cloud” di Sistemi. Anche in questo caso si tratta di un’applicazione web che permetterà di inviare le fatture elettroniche e di accertare il loro stato (consegnata, scartata, ecc.), nonché di ricevere le fatture elettroniche emesse dai fornitori. Fatture Web e Sportello Cloud sono applicazioni integrate; pertanto, una volta emessa la fattura con la prima applicazione, la stessa sarà pronta nella seconda per l’invio. Sportello Cloud effettua anche l’archiviazione e conservazione digitale delle fatture, come previsto dalla normativa vigente. Le credenziali necessarie per accedere allo Sportello Cloud Vi verranno inviate in seguito.
FattureWeb e Sportello Cloud sono applicazioni web; pertanto, non necessitano di installazioni in locale, né di aggiornamenti; sono accessibili in qualunque momento e da qualsiasi dispositivo che disponga di un collegamento ad Internet.
Come si emettono le fatture nei confronti dei clienti residenti all’estero?
L’obbligo di fatturazione elettronica riguarda solo l’emissione di fatture a clienti residenti o stabiliti in Italia; pertanto, se il cliente non è residente in Italia si può continuare ad emettere nei suoi confronti una fattura cartacea.
Tuttavia, al fine di evitare di dover trasmettere all’Agenzia delle Entrate il c.d. “esterometro” (comunicazione delle operazioni effettuate da e verso operatori non residenti che entrerà in vigore dal 1° gennaio 2019) è vivamente consigliato di emettere comunque, anche nei confronti dei clienti non residenti, una fattura elettronica con il codice identificativo XXXXXXX (cioè, 7 volte X). In questo caso, l’inoltro al SdI permetterà all’Agenzia delle Entrate di effettuare i necessari controlli ed eviterà l’onere di presentazione del c.d. “esterometro”. Al cliente dovrà comunque essere inviata la fattura cartacea con le consuete modalità.
Come si conservano le fatture elettroniche?
Come già anticipato, per i clienti dello Studio l’archiviazione e conservazione digitale delle fatture elettroniche ai sensi di legge è garantita dal software Sportello Cloud.
Chi è esonerato dall’emissione della fattura elettronica?
Gli unici soggetti esonerati dall’emissione delle fatture elettroniche sono i titolari di partita IVA in regime dei minimi e in regime forfettario, nonché i piccoli produttori agricoli (già esonerati per legge dall’emissione delle fatture).
Attenzione: questi soggetti sono esonerati soltanto dall’emissione della fattura elettronica (di vendita), ma riceveranno in ogni caso fatture elettroniche dai loro fornitori (per le quali non hanno però l’obbligo di archiviazione e conservazione digitale, a meno che non comunichino il codice destinatario o l’indirizzo PEC per riceverle tramite il SdI).
E’ da valutare caso per caso l’opportunità anche per i soggetti in regime dei minimi e forfettario di emettere comunque le fatture di vendita in formato elettronico; infatti, una volta che il sistema sarà a regime e tutte le aziende si saranno abituate alla gestione e contabilizzazione delle fatture elettroniche, quelle ricevute in forma cartacea saranno probabilmente viste come un’eccezione alla regola, in grado di determinare solo inutili perdite di tempo.
Per ulteriori approfondimenti potete contattare lo Studio in qualsiasi momento.
